Coentreprises et arrangements de partenariat en matière de contrats gouvernementaux

Pourquoi former une équipe?

Aucune entreprise n'excelle dans tous les domaines. Les contrats gouvernementaux exigent souvent un éventail de capacités, une présence géographique, des habilitations de sécurité et un historique de rendement que nul fournisseur ne peut offrir seul. Le regroupement vous permet de combiner vos forces avec un ou plusieurs partenaires afin de présenter une offre plus concurrentielle que ce que chaque partenaire pourrait soumettre individuellement.

Le regroupement est particulièrement avantageux pour :

• Les petites entreprises qui souhaitent accéder à des contrats de grande envergure en s'associant à un entrepreneur principal.
• Les spécialistes de niche qui possèdent une expertise approfondie, mais qui n'ont pas l'étendue de capacités requise par l'appel d'offres.
• Les entreprises qui pénètrent de nouveaux marchés (nouvelle région géographique, nouveau secteur, nouveau client) et qui ont besoin d'un partenaire disposant de relations établies et d'un historique de rendement.
• Les challengers face aux titulaires qui doivent constituer une équipe dont les capacités combinées surpassent celles du titulaire actuel.

Types d'arrangements de regroupement

Entrepreneur principal/sous-traitant

L'arrangement le plus courant. Une entreprise joue le rôle d'entrepreneur principal (titulaire du contrat avec le gouvernement) et sous-traite des portions du travail à un ou plusieurs sous-traitants.

Fonctionnement :

1. L'entrepreneur principal soumet la proposition, signe le contrat et est responsable envers le gouvernement de l'ensemble des livrables.
2. Les sous-traitants exécutent des portions précises du travail en vertu d'ententes conclues avec l'entrepreneur principal.
3. Le gouvernement paie l'entrepreneur principal, qui rémunère à son tour les sous-traitants.

Avantages :

• Structure de responsabilisation claire.
• L'entrepreneur principal peut mettre à profit l'historique de rendement et le personnel du sous-traitant dans la proposition.
• Les sous-traitants acquièrent de l'expérience en matière de contrats gouvernementaux sans avoir à assumer l'entière charge de l'élaboration de la proposition et de la gestion du contrat.

Risques :

• Les sous-traitants dépendent de l'entrepreneur principal pour le paiement et l'attribution du travail.
• L'entrepreneur principal peut réduire la portée des travaux confiés aux sous-traitants après l'attribution du contrat.
• Les différends entre l'entrepreneur principal et les sous-traitants peuvent compromettre l'exécution du contrat.

Pratiques exemplaires :

• Conclure une entente de regroupement avant de commencer la proposition. Définir les rôles, les responsabilités, les pourcentages de partage du travail et les droits de propriété intellectuelle.
• Veiller à ce que l'entente de regroupement précise ce qui se passe si l'équipe remporte le contrat : transition vers un sous-contrat formel, tarification, facturation et règlement des différends.
• Vérifier si l'appel d'offres exige la divulgation des sous-traitants et de leur part de travail.

Coentreprise (CE)

Une coentreprise crée une nouvelle entité juridique constituée par deux entreprises ou plus en vue d'obtenir un contrat précis ou un ensemble de contrats. La coentreprise elle-même soumissionne et détient le contrat.

Fonctionnement :

1. Les entreprises partenaires forment une nouvelle entité juridique (généralement une société à responsabilité limitée ou une société de personnes).
2. La coentreprise s'inscrit sur les portails d'approvisionnement, obtient ses propres accréditations commerciales et peut avoir besoin de ses propres habilitations de sécurité.
3. La coentreprise soumet des propositions et détient des contrats en son propre nom.
4. Les partenaires contribuent des ressources (personnel, installations, gestion) à la coentreprise conformément à l'accord de coentreprise.

Avantages :

• Les partenaires partagent les risques et les bénéfices à parts égales (ou selon les modalités convenues).
• La coentreprise peut combiner l'historique de rendement des deux partenaires.
• Particulièrement utile dans le cadre de programmes de marchés réservés (p. ex., approvisionnement autochtone au Canada, marchés réservés aux petites entreprises aux États-Unis) où la coentreprise elle-même est admissible au marché réservé.

Risques :

• La création et le maintien d'une entité juridique entraînent des coûts juridiques et administratifs.
• Les partenaires doivent s'entendre sur l'approche de gestion, la dotation en personnel et les décisions stratégiques.
• La dissolution d'une coentreprise peut s'avérer complexe si la relation se détériore.
• La coentreprise peut avoir besoin de se constituer son propre historique de rendement au fil du temps.

Quand choisir une coentreprise plutôt qu'un arrangement entrepreneur principal/sous-traitant : Les coentreprises sont judicieuses lorsque les partenaires souhaitent un statut égal, lorsque le contrat exige que l'entité contractante possède des caractéristiques précises (certifications, données démographiques, habilitations), ou lorsque le partenariat est destiné à s'inscrire dans la durée sur plusieurs contrats.

Relations de mentorat-protégé

Certains territoires de compétence offrent des programmes formels de mentorat-protégé dans le cadre desquels un entrepreneur expérimenté de grande taille (le mentor) s'associe à une entreprise plus petite et moins expérimentée (le protégé) pour l'aider à renforcer ses capacités. Aux États-Unis, le programme de mentorat-protégé de la SBA permet aux paires approuvées de former des coentreprises admissibles aux marchés réservés aux petites entreprises.

Au Canada, des relations similaires existent de manière informelle et dans le cadre de la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA), où les entreprises autochtones peuvent s'associer à des entrepreneurs établis pour renforcer leurs capacités en matière de contrats gouvernementaux.

Comment trouver le bon partenaire

Trouver un bon partenaire de regroupement ressemble à trouver un bon associé en affaires. Recherchez :

1. Des capacités complémentaires. Vous souhaitez un partenaire qui comble vos lacunes, et non un partenaire qui vous fait concurrence pour les mêmes portions du travail.
2. Une culture compatible. Vous travaillerez en étroite collaboration. Des styles de travail, des normes de communication ou des critères de qualité incompatibles engendrent des frictions.
3. Une stabilité financière. Votre partenaire doit être financièrement capable d'exécuter sa part du travail.
4. Un historique de rendement pertinent. Le partenaire doit apporter un historique de rendement qui renforce la proposition globale de l'équipe.
5. Une réputation d'équité. Parlez aux entreprises qui ont déjà travaillé en équipe avec eux. Respectent-ils les ententes de regroupement? Paient-ils leurs sous-traitants dans les délais?

Où trouver des partenaires :

• Les journées industrie et les conférences organisées par les services d'approvisionnement gouvernementaux.
• Les bases de données de fournisseurs gouvernementaux (recherche par code de produit pour trouver des entreprises dans des domaines complémentaires).
• Les associations commerciales et les groupements sectoriels.
• Des plateformes comme TenderIQ, où vous pouvez repérer les fournisseurs actifs dans des catégories d'approvisionnement précises.

L'entente de regroupement

Une entente de regroupement est un contrat préalable à la proposition conclu entre les partenaires, qui définit les conditions du partenariat. Elle devrait couvrir :

• La portée des travaux de chaque partenaire (quelles portions de l'énoncé des travaux chaque partenaire exécutera).
• Les pourcentages de partage du travail (p. ex., répartition 60/40 entre l'entrepreneur principal et le sous-traitant).
• L'approche tarifaire (comment les taux et les prix seront déterminés).
• L'exclusivité (si les partenaires sont empêchés de former une équipe avec des concurrents pour la même soumission).
• La propriété intellectuelle (qui est propriétaire de la PI développée pendant la proposition et le contrat).
• Le personnel clé (qui chaque partenaire proposera et les engagements à les retenir).
• La transition vers le sous-contrat (si l'équipe remporte le contrat, l'entente de regroupement se transforme en sous-contrat formel selon des conditions précisées).
• Le règlement des différends (médiation, arbitrage ou litige).
• Les dispositions de résiliation (ce qui se passe si le partenariat ne fonctionne pas).

Faites examiner l'entente de regroupement par un avocat avant de la signer. Ce document protège vos intérêts si les choses tournent mal.

Erreurs courantes dans le regroupement

1. Former une équipe avec trop de partenaires. Chaque partenaire supplémentaire accroît la complexité de la coordination et réduit la part de chaque partenaire. Deux à trois partenaires sont généralement optimaux.
2. Ne pas définir les rôles avec suffisamment de précision. L'ambiguïté quant aux responsabilités de chacun crée des lacunes dans la proposition et des différends après l'attribution du contrat.
3. Former une équipe avec un concurrent direct. Partager vos capacités, votre tarification et votre stratégie avec un concurrent est risqué, même si des accords de non-divulgation sont en place.
4. Ne pas vérifier les conflits d'intérêts organisationnels (CIO). Si votre partenaire a conseillé le gouvernement dans le cadre de cet approvisionnement, toute l'équipe pourrait être disqualifiée.
5. Attendre trop longtemps pour former une équipe. Au moment de la publication de l'appel d'offres, les meilleurs partenaires sont peut-être déjà engagés avec d'autres équipes. Commencez tôt à établir des relations et à entamer des discussions de regroupement.

Points à retenir

• Le regroupement est essentiel lorsqu'une seule entreprise ne peut pas répondre à toutes les exigences d'un appel d'offres par ses propres moyens.
• Les deux principales structures sont l'arrangement entrepreneur principal/sous-traitant (plus simple, plus courant) et la coentreprise (plus complexe, partenariat à parts égales).
• Concluez toujours une entente de regroupement formelle avant de commencer la préparation de la proposition, couvrant le partage du travail, la tarification, la propriété intellectuelle et le règlement des différends.
• Choisissez des partenaires qui apportent des capacités complémentaires, une culture compatible et un bilan d'équité dans leurs relations d'affaires.
• Amorcez les discussions de regroupement tôt, idéalement avant la publication de l'appel d'offres, pour vous assurer les meilleurs partenaires et disposer du temps nécessaire pour établir des relations solides.