Inscription sur SAM.gov : Guide étape par étape

Qu'est-ce que SAM.gov et pourquoi est-ce important?

SAM.gov (System for Award Management) est le portail d'inscription officiel pour toute entreprise souhaitant effectuer des travaux avec le gouvernement fédéral des États-Unis. Il s'agit de la base de données faisant autorité unique recensant les fournisseurs admissibles à recevoir des contrats fédéraux, des subventions et d'autres attributions. Si votre entreprise n'est pas inscrite dans SAM.gov, elle ne peut pas remporter de contrat fédéral américain -- c'est aussi simple que cela.

SAM.gov a remplacé plusieurs systèmes plus anciens (CCR, ORCA, EPLS) et les a regroupés en une seule plateforme. Aujourd'hui, il sert également de portail de recherche principal pour les occasions de marchés fédéraux, en remplacement de l'ancien système FedBizOpps (FBO).

L'inscription est gratuite. Il n'y a jamais de frais pour s'inscrire sur SAM.gov. Méfiez-vous des services tiers qui facturent des centaines ou des milliers de dollars pour une « aide à l'inscription SAM » -- bien que certains puissent offrir une aide légitime, la plupart des entreprises peuvent gérer le processus elles-mêmes.

Le numéro UEI : votre identité fédérale

L'identifiant unique d'entité (UEI) est un code alphanumérique de 12 caractères attribué par SAM.gov qui identifie de façon unique votre entreprise dans le système d'approvisionnement fédéral. L'UEI a remplacé le numéro DUNS (anciennement délivré par Dun and Bradstreet) depuis avril 2022.

Important : Vous n'avez plus besoin d'obtenir un numéro DUNS. Lorsque vous débutez une nouvelle inscription d'entité sur SAM.gov, le système génère automatiquement votre UEI. Si vous possédiez un numéro DUNS issu d'une inscription antérieure, votre dossier SAM.gov existant s'est automatiquement vu attribuer un UEI.

Vous utiliserez votre UEI sur :

• Toutes les propositions et soumissions de contrats fédéraux
• Les demandes de subventions
• Les ententes de sous-traitance avec des entrepreneurs principaux
• Toute demande d'aide financière fédérale

Avant de commencer : ce dont vous aurez besoin

Rassemblez les éléments suivants avant de commencer votre inscription :

• Raison sociale exacte telle qu'elle figure sur vos documents fiscaux
• Adresse physique de l'entreprise (pas une case postale pour l'adresse principale)
• NIF (Numéro d'identification fiscal) ou TIN (Taxpayer Identification Number) pour les entités américaines. Les entités étrangères utiliseront plutôt un code NCAGE.
• Coordonnées bancaires, notamment le numéro d'acheminement, le numéro de compte et l'adresse bancaire pour la configuration du virement électronique de fonds (EFT)
• Codes NAICS (Système de classification des industries de l'Amérique du Nord) décrivant vos activités commerciales
• Codes PSC (Product and Service Codes) pour les biens ou services spécifiques que vous fournissez
• Type et taille de l'entreprise, notamment si vous êtes admissible à titre de petite entreprise selon les normes de taille de la SBA
• Noms, titres et coordonnées du personnel clé (y compris un point de contact commercial électronique et un point de contact commercial gouvernemental)

Pour les entreprises canadiennes et autres sociétés non américaines, vous aurez également besoin de :

• Code NCAGE (code d'entité commerciale et gouvernementale de l'OTAN) obtenu auprès de l'Agence OTAN de soutien et d'acquisition (NSPA)
• MPIN (Marketing Partner Identification Number) -- un code créé par vos soins utilisé pour la vérification d'identité

Processus d'inscription étape par étape

Étape 1 : Créer un compte Login.gov

SAM.gov utilise Login.gov pour l'authentification. Accédez à login.gov et créez un compte si vous n'en avez pas déjà un. Vous aurez besoin de :

• Une adresse courriel valide
• Un numéro de téléphone ou une application d'authentification pour l'authentification à deux facteurs

Utilisez une adresse courriel d'entreprise plutôt qu'une adresse personnelle. La personne qui crée le compte deviendra l'administrateur initial de votre inscription d'entité SAM.gov.

Étape 2 : Accéder à SAM.gov et démarrer l'inscription

Accédez à sam.gov et connectez-vous avec vos identifiants Login.gov. Cliquez sur « Get Started » sous Entity Registrations et sélectionnez « Register Entity ».

On vous demandera de confirmer la raison sociale et l'adresse physique de votre entité. SAM.gov validera ces informations dans les bases de données gouvernementales, l'exactitude est donc essentielle.

Étape 3 : Sélectionner le type d'entité et l'objectif

Choisissez le type d'entité approprié :

• Business or Organization (le plus courant pour les entrepreneurs)
• U.S. Federal Government
• U.S. State Government
• Foreign Government

Ensuite, sélectionnez la raison de votre inscription :

• All Awards (contrats, subventions et autres attributions fédérales) -- le plus courant
• Contracts Only
• Grants and Federal Assistance Only

La plupart des entreprises devraient sélectionner « All Awards » afin de conserver une flexibilité maximale.

Étape 4 : Compléter les données de base

Cette section recueille les informations fondamentales sur votre entreprise :

• Raison sociale et nom commercial (DBA)
• Adresse physique, adresse postale
• District électoral fédéral
• Date de démarrage de l'entreprise
• Date de fin d'exercice financier
• Division ou département de l'entreprise (le cas échéant)
• État/pays d'incorporation

Étape 5 : Saisir les codes NAICS

Les codes NAICS classent vos activités commerciales et aident les acheteurs fédéraux à vous trouver. Vous pouvez sélectionner plusieurs codes NAICS, mais vous devez en désigner un comme code principal.

Choisissez des codes qui reflètent fidèlement les travaux que vous souhaitez réaliser pour le gouvernement. Parmi les codes NAICS importants pour les domaines courants de passation de marchés gouvernementaux, on trouve :

• 541511 -- Services de programmation informatique sur mesure
• 541512 -- Services de conception de systèmes informatiques
• 541611 -- Services de conseil en gestion administrative
• 541330 -- Services d'ingénierie
• 236220 -- Construction de bâtiments commerciaux et institutionnels
• 561210 -- Services de soutien aux installations

Chaque code NAICS est associé à une norme de taille de la SBA (généralement fondée sur le chiffre d'affaires annuel moyen ou le nombre d'employés) qui détermine si vous êtes admissible à titre de petite entreprise pour ce type de travail.

Étape 6 : Saisir les codes PSC

Les codes de produits et services (PSC) sont plus granulaires que les codes NAICS et décrivent des produits ou services spécifiques. Les agents d'approvisionnement fédéraux utilisent les codes PSC pour catégoriser les appels d'offres et les contrats. Sélectionner les bons codes PSC améliore votre visibilité lorsque les acheteurs consultent la base de données SAM.gov.

Étape 7 : Configurer les informations financières

Saisissez vos coordonnées bancaires pour le virement électronique de fonds. C'est ainsi que le gouvernement vous paiera. Vous aurez besoin de :

• Nom et adresse de la banque
• Numéro d'acheminement ABA (pour les banques américaines) ou code SWIFT (pour les banques internationales)
• Numéro de compte
• Type de compte (compte-chèques ou compte d'épargne)

Pour les entreprises canadiennes, vous fournirez généralement votre code SWIFT et les coordonnées de votre compte bancaire international.

Étape 8 : Compléter les déclarations et certifications

Il s'agit souvent de la section la plus longue. Vous répondrez à des questions portant sur :

• La taille de l'entreprise et le statut socioéconomique (petite entreprise, entreprise appartenant à une femme, appartenant à un vétéran, HUBZone, 8(a), etc.)
• Les informations relatives à la propriété et au contrôle
• Les certifications relatives aux arriérés fiscaux et aux condamnations pour actes criminels
• Les certifications relatives aux accords commerciaux
• Les certifications relatives aux équipements de télécommunications (article 889)
• Les certifications de conformité environnementale et en matière de travail

Répondez à ces questions avec soin et honnêteté. Les fausses déclarations peuvent entraîner des sanctions pénales, des amendes civiles et l'exclusion des marchés fédéraux.

Étape 9 : Désigner les points de contact

Vous devez désigner :

• Point de contact commercial électronique (EB POC) -- L'administrateur principal de votre inscription SAM.gov. Cette personne peut mettre à jour l'inscription et autoriser des utilisateurs supplémentaires.
• Point de contact commercial gouvernemental (GB POC) -- Un contact alternatif que les représentants gouvernementaux peuvent joindre au sein de votre entité.

Étape 10 : Réviser et soumettre

Vérifiez attentivement toutes les informations saisies. Une fois soumise, votre inscription entre dans le processus de validation.

Délais de validation de l'entité

Après la soumission, le gouvernement américain valide votre inscription. Ce processus prend généralement :

• 7 à 10 jours ouvrables pour les entités nationales (américaines) dont les inscriptions sont simples
• 3 à 4 semaines pour les entités internationales (y compris les entreprises canadiennes) en raison de la validation NCAGE supplémentaire
• Jusqu'à 6 semaines dans certains cas, particulièrement s'il existe des divergences de données nécessitant une révision manuelle

Vous pouvez vérifier l'état de votre inscription en vous connectant à SAM.gov et en consultant votre tableau de bord d'entité. Si l'équipe de validation a des questions, elle communiquera avec votre EB POC par courriel.

Planifiez à l'avance. N'attendez pas d'avoir trouvé une occasion de marché pour commencer votre inscription sur SAM.gov. Vous ne pouvez pas soumissionner sans une inscription active, et le processus de validation ne peut pas être accéléré.

Maintien de l'inscription active

Les inscriptions SAM.gov expirent après un an. Vous devez renouveler votre inscription annuellement pour maintenir votre admissibilité aux contrats fédéraux.

Le processus de renouvellement comprend :

1. Se connecter à SAM.gov au moins 30 à 60 jours avant la date d'expiration.
2. Réviser et mettre à jour toutes les informations (adresse, coordonnées bancaires, codes NAICS, certifications).
3. Re-certifier vos déclarations et certifications.
4. Soumettre le renouvellement.

Si votre inscription expire, vous devenez inadmissible à de nouveaux contrats jusqu'à ce que le renouvellement soit traité. Certains organismes ne traiteront même pas les factures sur des contrats existants si votre inscription SAM.gov est inactive.

Configurez un rappel dans votre calendrier 60 jours avant votre date d'expiration. Le processus de renouvellement lui-même prend le même temps qu'une inscription initiale pour la validation.

Conseils pour les entreprises canadiennes qui s'inscrivent sur SAM.gov

Les entreprises canadiennes peuvent et se font inscrire sur SAM.gov pour concourir aux contrats fédéraux américains. Voici ce que vous devez savoir :

Obtenir un code NCAGE en premier

Avant de s'inscrire sur SAM.gov, les entreprises canadiennes doivent obtenir un code d'entité commerciale et gouvernementale de l'OTAN (NCAGE) auprès de l'Agence OTAN de soutien et d'acquisition (NSPA). Faites votre demande en ligne sur la page de demande NCAGE de la NSPA. Le traitement prend environ 1 à 2 semaines.

Comprendre les règles américaines sur les petites entreprises

Les entreprises canadiennes ne se qualifient généralement pas à titre de petites entreprises américaines, car les règlements de la SBA exigent habituellement que les petites entreprises soient constituées en vertu du droit américain. Toutefois, il existe des exceptions pour certains appels d'offres couverts par des accords commerciaux. Consultez un avocat spécialisé en marchés gouvernementaux américains si le statut de petite entreprise est important dans votre stratégie.

Prendre en compte la couverture des accords commerciaux

En vertu de l'ACEUM/CUSMA, les fournisseurs canadiens bénéficient d'un accès non discriminatoire aux marchés fédéraux américains dont la valeur dépasse le seuil de l'accord. Cela signifie que vous ne pouvez pas être exclu d'un appel d'offres couvert uniquement parce que vous êtes une entreprise canadienne. En deçà du seuil, les organismes ont plus de latitude et peuvent privilégier les fournisseurs nationaux.

Configuration bancaire

Vous devrez fournir des coordonnées bancaires pour recevoir des paiements en dollars américains. De nombreuses entreprises canadiennes ouvrent un compte en dollars américains dans une banque canadienne disposant d'une relation avec une banque correspondante américaine, ou ouvrent un compte dans une succursale d'une banque américaine au Canada.

Implications fiscales

La réception de paiements de contrats fédéraux américains a des répercussions fiscales dans les deux pays. Les États-Unis peuvent retenir une partie des paiements versés aux entités étrangères. Consultez un conseiller fiscal spécialisé en transactions transfrontalières avant de soumissionner.

Utiliser SAM.gov pour trouver des occasions

Au-delà de l'inscription, SAM.gov est également le principal portail de recherche d'occasions du gouvernement fédéral. Vous pouvez y rechercher :

• Les occasions de contrats actifs (anciennement sur FedBizOpps)
• Les listes d'aide fédérale (anciennement sur Grants.gov)
• Les données d'attribution de contrats (pour voir ce que vos concurrents remportent)
• Les déterminations salariales pour les contrats de services et de construction

TenderIQ extrait directement les occasions fédérales américaines depuis l'API de SAM.gov et les combine avec des appels d'offres canadiens et internationaux, vous permettant ainsi de rechercher l'ensemble du marché nord-américain des marchés publics depuis un seul tableau de bord.

Points clés à retenir

• L'inscription sur SAM.gov est obligatoire pour toute entreprise souhaitant remporter des contrats fédéraux américains, et l'inscription est entièrement gratuite.
• Le numéro UEI a remplacé le numéro DUNS comme identifiant commercial fédéral -- il est automatiquement attribué lors de l'inscription sur SAM.gov.
• Prévoyez 7 à 10 jours ouvrables pour la validation nationale et 3 à 4 semaines pour les entités internationales. N'attendez pas d'avoir trouvé une occasion pour commencer.
• L'inscription expire annuellement et doit être renouvelée. Une inscription expirée vous rend inadmissible aux nouveaux contrats.
• Les entreprises canadiennes ont besoin d'un code NCAGE avant de s'inscrire et devraient consulter des conseillers fiscaux et juridiques sur les implications des marchés transfrontaliers.
• Sélectionnez vos codes NAICS et PSC avec soin -- ils déterminent la façon dont les acheteurs vous trouvent et si vous vous qualifiez à titre de petite entreprise pour des appels d'offres spécifiques.